このページでは、社内で機密文書を廃棄する際に生じるトラブルについて説明しています。
社内での機密書類の処理には、情報漏洩の原因となるリスクが潜んでいます。その原因とは、社員の不注意や不正、セキュリティに対する認識不足などです。どれも、内部統制がきちんととれていないことによって引き起こされてしまいます。
内部統制とは、経営者が社内をコントロールするために作り上げるシステムのことです。組織内のルールや業務のプロセスを整備することなどを指します。大企業による情報漏洩事件が多発したことなどを受けて、現在では内部統制の方針を決めて報告することが義務づけられています。
社内処理では、社員によって処理方法やシュレッダーの扱い方にバラつきが出てしまうこともあり、内部統制をとることが難しいのが問題です。万が一、情報漏洩が起こっても、いつ、どこで、なぜ起こったのかを突き止めにくいという問題もあります。
きちんと内部統制がとれているかどうかが、情報セキュリティ管理の安全性を左右してしまいます。社内処理においても、徹底した情報漏洩対策をとることが必要です。
社内での機密文書処分に関するマニュアルや基準はありますか？ 機密文書の処理方法やシュレッダーの扱い方について、マニュアルを作ると良いでしょう。何を細断処理して、何を通常のゴミとして処分するのか、その基準を決めておくことも重要です。
しかし、社内での情報セキュリティ管理には限界があります。シュレッダーによる処理は、内部統制を妨げる原因となりやすいのも事実です。機密情報をより安全に処分するなら、信頼できる処理業者へお願いする方が良いでしょう。